Bancos de imágenes vs DAM: diferencias para almacenar fotos y videos
El volumen creciente de contenido visual hace que a las empresas les cueste más mantener en orden sus archivos de fotos. Los archivos se duplican, quedan desactualizados y terminan dispersos en distintos lugares, mientras que encontrar la imagen correcta para un nuevo banner lleva cada vez más tiempo.
Esto plantea una pregunta: ¿basta con una biblioteca de fotos o tu empresa necesita un sistema DAM? En este artículo explicamos en qué se diferencian ambas soluciones y cuándo conviene pasar a un DAM.
Está pensado para marketers, responsables de PR y de marca, equipos de contenido y especialistas de TI y datos que se encargan de almacenar archivos multimedia y moverlos entre sistemas.
Biblioteca de fotos vs sistema DAM
Una biblioteca de fotos es, en esencia, un almacenamiento organizado de fotos y videos en forma de carpetas en un servidor o en un servicio en la nube. El equipo puede ordenar los archivos por nombre, fecha o proyecto y compartir el acceso mediante un enlace o una unidad compartida. Mientras el equipo es pequeño y el volumen de contenido es limitado, este enfoque funciona para todos.
Un sistema DAM, en cambio, gestiona el contenido digital en cada etapa del flujo de trabajo: carga, adaptación, relaciones entre activos y archivo. Además de fotos y videos, puede almacenar maquetas, presentaciones, certificados, licencias y otros materiales de trabajo. A cada archivo se le pueden asignar metadatos, etiquetas, versiones, estados y permisos de acceso.
La elección entre una biblioteca de fotos y un DAM depende del volumen de contenido, de cómo hay que procesarlo y de la complejidad de tus flujos de trabajo.
Cuándo una biblioteca de fotos se queda corta
Con poco contenido, una estructura básica de carpetas es suficiente. A medida que el archivo crece, aumentan el riesgo de errores y el costo de gestionar los archivos.
En empresas con grandes volúmenes de contenido visual, estos problemas son habituales:
- un empleado busca una foto por su nombre, pero no lo recuerda con exactitud y termina revisando carpetas a mano;
- un marketer toma de la biblioteca una versión antigua del logotipo porque no ve que un diseñador ya subió la actualizada;
- un contratista obtiene por error acceso a materiales que no son para uso externo;
- vence la licencia de una imagen de stock, nadie lo detecta a tiempo y la foto sigue apareciendo en la publicidad;
- la misma imagen está guardada en cinco carpetas distintas con nombres diferentes.
Cada una de estas situaciones parece menor por separado. Pero cuando una empresa vende en decenas de canales a la vez, estos errores se acumulan, consumen el tiempo de trabajo del equipo y generan riesgos legales. Gestionar fotos y videos a mano simplemente deja de escalar.
Diferencias clave de un sistema DAM
Búsqueda de fotos y organización del contenido
En una biblioteca de fotos, la búsqueda suele limitarse al nombre del archivo o de la carpeta. Si un archivo tiene un mal nombre o no se renombró al subirlo, será difícil encontrarlo después.
Un sistema DAM basa la búsqueda de fotos en metadatos: etiquetas, categorías, fecha de la sesión, autor, estado de la licencia, canal de uso y otros parámetros. Puedes buscar por varios criterios a la vez y obtener resultados precisos.
Almacenamiento de fotos y videos en distintos formatos
Las bibliotecas de fotos se usan casi siempre solo para fotos y manejan de forma limitada los videos y los archivos pesados: no hay vista previa, es difícil pasar rápido de un clip a otro y sincronizar materiales para edición resulta incómodo.
Un sistema DAM permite trabajar con distintos formatos de contenido. Fotos, videos y otros materiales comparten reglas comunes de etiquetado y de acceso. Esto simplifica el trabajo con archivos de sesiones de fotos, anuncios en video, catálogos y creatividades.
Etiquetado automático
Con un archivo grande, etiquetar cada foto a mano requiere demasiado trabajo, sobre todo cuando llega contenido nuevo constantemente.
Un sistema DAM puede analizar las imágenes automáticamente y asignarles etiquetas según su contenido, por ejemplo, identificando los objetos del encuadre y el tipo de toma. Algunas soluciones también ofrecen búsqueda de imágenes visualmente similares. Estas funciones facilitan la gestión de archivos grandes y reducen el tiempo de búsqueda.
Licencias
Usar imágenes con licencias vencidas puede derivar en reclamaciones legales. En un almacenamiento común, las condiciones de licencia suelen controlarse a mano, porque esa información solo existe en notas de los empleados, como hojas de cálculo o cadenas de correo.
Un sistema DAM permite guardar las condiciones de la licencia junto con el archivo y configurar avisos cuando una licencia está por vencer. Así es más fácil controlar los derechos sobre el contenido y se reduce el riesgo de usar materiales con una licencia no válida.
Integración con sistemas de negocio
Con una biblioteca de fotos aislada, los archivos se tienen que descargar y subir a otros sistemas a mano. Esto aumenta las operaciones manuales y el riesgo de usar materiales desactualizados.
Un sistema DAM puede integrarse por API con un CMS, PIM, ERP y otras aplicaciones. Así puedes enviar archivos multimedia actualizados a tu sitio web, a las páginas de producto y a los portales internos, con menos operaciones manuales y sin discrepancias entre canales.
Analítica de uso del contenido
En una biblioteca de fotos es difícil saber qué materiales usan realmente los colegas y cuáles solo ocupan espacio en el archivo. Un sistema DAM, en cambio, muestra qué contenido tiene demanda, quién lo usa con más frecuencia y dónde conviene renovar los materiales.
Beneficios para el negocio
- los empleados dedican menos tiempo a buscar archivos y más a crear contenido nuevo;
- baja el riesgo de duplicados y de confusión entre versiones;
- los riesgos legales disminuyen gracias al control de licencias;
- los canales de venta reciben contenido actualizado sin sincronización manual.
A medida que un negocio crece, también crecen su surtido, la cantidad de canales de venta y el número de socios. Gestionar el contenido multimedia a mano exige recursos adicionales, y el riesgo de errores al transferir y actualizar archivos aumenta con cada canal nuevo.
Un sistema DAM fija un estándar de datos único para todos los canales y te permite escalar el contenido sin pérdidas, es decir, sin que aumenten los costos por cada canal o producto adicional.
Cuándo es momento de pasar a un DAM
Una biblioteca de fotos cubre sin problema las necesidades de un equipo pequeño con un conjunto limitado de fotos y procesos de aprobación sencillos. Si el volumen de contenido es pequeño y no necesitas trabajar con él a menudo, un DAM puede ser excesivo.
Un sistema DAM es mucho más útil si tu empresa tiene:
- un archivo grande y creciente de fotos, videos y otros archivos multimedia;
- varios equipos y canales que necesitan acceder al mismo contenido;
- requisitos estrictos de control de derechos y licencias;
- la necesidad de integrar el contenido multimedia con otros sistemas de negocio;
- mucho tiempo dedicado a operaciones rutinarias con archivos.
El sistema DAM de MARKETPROVIDER incluye herramientas para almacenar y buscar fotos y videos, trabajar con metadatos y etiquetas, etiquetado automático, control de versiones, configuración de permisos de acceso, gestión de licencias e integración con otros sistemas.
Cuando vendes en varios canales, como marketplaces, una tienda online, tiendas físicas y sitios de socios, MARKETPROVIDER te ayuda a gestionar el contenido multimedia de forma centralizada. Esto simplifica la actualización de archivos, reduce el riesgo de usar versiones desactualizadas y baja los costos de contenido a medida que amplías tu surtido y conectas nuevos canales.
Conclusión
La elección entre una biblioteca de fotos y un sistema DAM depende del volumen de contenido y de lo complejo que sea trabajar con él. Para un archivo pequeño con procesos simples, una biblioteca de fotos es suficiente. A medida que crecen tu surtido y la cantidad de canales, gestionar archivos a mano lleva más tiempo y aumenta el riesgo de errores.
Un sistema DAM pone en orden el almacenamiento de fotos y videos, simplifica la búsqueda por metadatos y etiquetas, ayuda a controlar las licencias y facilita la entrega de materiales actualizados a distintos canales.
Empieza con el DAM de MARKETPROVIDER y podemos preparar una propuesta comercial según las necesidades de tu empresa.
