¿Qué es un sistema DAM?
Un sistema DAM (Digital Asset Management System) es un software de gestión de activos digitales que permite a cualquier miembro autorizado del equipo almacenar todos los archivos multimedia, encontrarlos rápidamente y acceder a ellos con facilidad.
La plataforma funciona como un punto único donde se reúne todo el contenido multimedia, un activo de marketing para tu negocio en el que todos los componentes de tu marca están vigentes, actualizados, accesibles y siempre listos para entregarse en el formato necesario, sea cual sea el canal de venta.
Con DAM puedes poner en marcha una biblioteca digital de forma rápida y sencilla, con acceso controlado a documentos, imágenes, archivos multimedia, audio y video. Además, garantiza la seguridad del intercambio de datos con empleados, proveedores, contratistas, clientes y otros actores del mercado.
¿Qué información de producto gestiona un sistema de Digital Asset Management?
DAM trabaja con cualquier formato de archivo multimedia. Por ejemplo, en el sistema DAM puedes ver y trabajar con vistas previas de logotipos, fotos, fotos 3D, videos, fotos 360, contenido enriquecido, diagramas, VR, archivos PDF, infografías, documentos y prácticamente cualquier formato de archivo que decidas subir.
Todos tus activos multimedia pueden organizarse en una estructura de carpetas de varios niveles, con una jerarquía intuitiva que puedes crear según tus necesidades.
Los archivos pueden clasificarse en una o varias categorías y añadirse individualmente a colecciones que puedes compartir. Puedes fijar fechas exactas de disponibilidad para cada activo multimedia, de modo que solo estén disponibles cuando la marca los necesite.
Cada activo multimedia puede incluir un conjunto completo de metadatos. Los metadatos pueden añadirse y modificarse activo por activo o cargarse en bloque mediante un archivo CSV. Los SKU y los códigos EAN permiten vincular los activos con tus productos en el sistema PIM para distribuirlos automáticamente en todos los canales.
La búsqueda básica devuelve resultados por títulos, palabras clave y categorías. La búsqueda avanzada permite hacer consultas detalladas de varias líneas sobre los parámetros y metadatos de los activos, con una interfaz clara y fácil de usar.
¿Qué puedes hacer con Digital Asset Management?
La plataforma ofrece amplias posibilidades para intercambiar y controlar tus activos digitales. El sistema te permite compartir imágenes, videos, documentos o datos 3D/AR con protección por contraseña o mediante un enlace corto con fecha de caducidad. Puedes actualizar tus activos en cualquier momento y distribuir solo la última versión de los archivos.
Puedes definir tu propio proceso de creación de activos multimedia con numerosas opciones, desde una simple importación CSV hasta la sincronización automática con sistemas ERP, CRM y CMS existentes mediante API.
Los flujos de trabajo de gestión de activos digitales de la plataforma pueden personalizarse según tus propios requisitos de aprobación, incluida la verificación de la calidad de los activos, la prevención de duplicados y la comprobación de que todos los metadatos obligatorios estén completos.
¿Cuáles son las ventajas de un DAM?
Trabajo en equipo
Los usuarios pueden acceder a los activos digitales (Digital Assets) en un único repositorio, desde cualquier lugar y en tiempo real. Puedes dar acceso a tus equipos, independientemente de su región o zona horaria, para que encuentren lo que necesitan cuando lo necesitan. Así se reducen las idas y vueltas en la comunicación y aumenta su productividad.
Coherencia e integridad de la marca
Puedes gestionar los activos digitales de forma centralizada y actualizar y unificar el contenido visual y los materiales de marketing. Esto garantiza una calidad y un estilo coherentes e impide el uso de activos no aprobados u obsoletos. Como resultado, la imagen de tu marca se vuelve más sólida, armoniosa y profesional, incluso cuando trabajas con varios contratistas.
Eficiencia
Usar la plataforma junto con el PIM mejora la productividad y la eficiencia, ya que ahorra el tiempo dedicado a buscar, configurar y gestionar activos digitales, y los diseñadores pueden centrarse en crear contenido. La colaboración se vuelve fluida y rápida, sobre todo al eliminar las solicitudes de diseño que consumen tiempo y las idas y vueltas en la comunicación.
Seguridad
Por motivos de seguridad, compartir archivos como imágenes y videos por correo electrónico resulta problemático. Al definir permisos de acceso a los activos del sistema DAM, controlas con total confianza quién accede a cada archivo y de qué manera.
Analítica de uso de los activos
Con la analítica de rendimiento de los archivos, puedes tomar decisiones informadas en tus campañas multimedia. También puedes ver qué activos se usan más en las campañas y cuáles dan mejores resultados. La plataforma incluye una conexión con el PIM y herramientas para agregar, comparar e interpretar datos de múltiples fuentes.
Escalabilidad
El crecimiento constante del número y la variedad de activos multimedia que acompaña al crecimiento del negocio no es un problema para un sistema DAM, gracias a su capacidad para gestionar grandes volúmenes de activos y usuarios y a una arquitectura multicapa que garantiza la disponibilidad de la plataforma.
¿Cómo puede usar tu empresa un sistema DAM?
Usuarios internos
Ventas y marketing
El sistema DAM, junto con el PIM (Product Information Management), facilita la colaboración entre los representantes de ventas y los equipos de marketing, ya que les da acceso a una fuente centralizada de activos multimedia actualizados para sus presentaciones. Los equipos de marketing crean constantemente conjuntos de activos multimedia para promocionar la empresa y mantener la integridad de la marca. Una responsabilidad clave del marketing es compartir archivos creativos con agencias, partes interesadas internas o contactos de medios. Al mismo tiempo, un sistema de gestión centralizado ahorra a los vendedores mucho tiempo y energía, para que puedan centrarse en lo que realmente importa: atraer clientes y aumentar las ventas.
Diseñadores y producción de contenido
Los profesionales de contenido internos, como fotógrafos y diseñadores gráficos, pueden subir contenido nuevo, acceder a materiales de marca y gestionar activos digitales en cualquier momento y desde cualquier lugar del mundo. Los equipos creativos usan la plataforma para hacer más eficientes sus flujos de trabajo. La mayoría de los activos multimedia proceden de redactores, fotógrafos y diseñadores.
Equipo de desarrollo
Los equipos técnicos necesitan una forma sencilla de acceder a los activos multimedia y a sus metadatos. DAM/PIM cuenta con una API fiable con la que puedes integrar todos los elementos críticos de tu software empresarial interno. Una integración estrecha con tu sistema de gestión de contenido sienta las bases del contenido de tus comunicaciones omnicanal y de la interacción con los clientes. Así, los editores web pueden encontrar fácilmente formatos de activos digitales optimizados para crear sitios web, landing pages y apps móviles, páginas de producto en marketplaces y catálogos online.
Departamento legal
Los sistemas DAM ayudan a cumplir normas y regulaciones al organizar y clasificar los activos multimedia. Por ejemplo, marcar los recursos con fechas de caducidad impide que se usen elementos obsoletos. Un sistema de gestión de activos digitales ayuda a mantener disponibles los certificados y permisos, así como a controlar su vigencia. Antes de aprobar la publicación de activos multimedia, el departamento legal debe asegurarse de que las imágenes y los videos cumplen la ley y las políticas de la empresa y de la marca.
Usuarios externos
Socios y contratistas
Tu empresa puede trabajar con socios y contratistas externos para desarrollar productos y para diseñar e implementar campañas y servicios de marketing. Además, los sistemas DAM garantizan la seguridad de los activos de la empresa, la integridad de la marca y el cumplimiento normativo.
Clientes
En algunos casos, es necesario dar a los clientes acceso para gestionar activos digitales de proyectos o servicios. Por ejemplo, los representantes de ventas pueden compartir fácilmente activos multimedia con contactos externos, como clientes y posibles socios.
Agencias
Con el sistema DAM puedes compartir, consultar y editar activos con facilidad, así como almacenar y enviar archivos para que el cliente los revise o apruebe. La plataforma reúne a los equipos en un único entorno, reduce la complejidad, elimina incoherencias y fomenta la colaboración. Funciona como repositorio de recursos creativos junto con recomendaciones y pautas de uso para las marcas de los clientes. DAM puede usarse para gestionar una gran cantidad de archivos: activos de marca de distintos clientes para diferentes canales, audiencias y campañas.
Funciones principales de los sistemas DAM:
Infraestructura potente.
La infraestructura de un sistema de gestión de activos digitales permite transferir y almacenar archivos rápidamente, condiciones clave para un alto rendimiento y la protección de los activos. La flexibilidad, la escalabilidad, la fiabilidad, la alta disponibilidad y la redundancia son fundamentales.
Integraciones con terceros.
Las herramientas de terceros incluyen sistemas de gestión de contenido, redes sociales y plataformas en la nube. La arquitectura del sistema DAM y la compatibilidad con API te permiten centralizar los procesos de gestión de activos digitales y trabajar con distintos tipos de archivos y medios, además de con aplicaciones y repositorios nuevos y antiguos.
Compatibilidad con múltiples formatos y fuentes.
Ante una variedad cada vez mayor de fuentes de contenido, DAM ofrece una amplia compatibilidad con distintos formatos, destinos y tipos de consumidores. Por ejemplo, datos no estructurados como archivos multimedia, documentos escaneados, imágenes digitalizadas y formularios electrónicos.
Soporte para el ciclo de vida de los activos y los roles de usuario.
DAM funciona bien con distintos tipos de contenido de todos los usuarios. Puedes automatizar el enrutamiento de archivos y asignar funciones a los roles de usuario. Durante todo el ciclo de vida de un activo, los equipos pueden colaborar sin fricciones en una plataforma en la nube con un repositorio único y sin pérdidas, desde la creación del activo multimedia hasta la entrega del contenido. Esta consolidación de procesos y grupos funcionales dispersos complementa eficazmente las campañas de marketing y publicidad.
¿Para qué formatos de negocio sirve la plataforma?
DAM no es solo para grandes fabricantes. Cada vez más pequeñas empresas de distintos sectores incorporan esta solución a su estrategia de negocio. Además, incluir este tipo de software en el plan de negocio de tu empresa demuestra a posibles socios e inversores que tu negocio cuenta con un sistema de soporte fiable y productivo.
Cualquier empresa o agencia que use imágenes de alta resolución, archivos o videos para interactuar con sus clientes suele utilizar un sistema DAM.
Catálogos de productos online, anuncios inmobiliarios, modelos 3D y gráficos para marketplaces o contenido para redes sociales son solo algunos de los activos digitales habituales con los que un sistema PIM/DAM puede ayudar a tu equipo a trabajar de forma eficaz.
Cualquier formato de negocio y cualquier empresa pueden beneficiarse de una colaboración eficiente y coherente entre sus empleados. Con un PIM/DAM centrado en lo digital, los equipos creativos y de ventas pueden usar una única plataforma moderna que simplifica los flujos de trabajo y, en definitiva, mejora la experiencia del usuario final.
