La historia de los sistemas PIM: de los catálogos en papel a la IA

Abre la página de un producto en un marketplace. Verás fotos, un título, especificaciones, un precio y un botón de "Comprar". Detrás de todo eso hay mucho trabajo con datos. Hoy, fabricantes y retailers publican el mismo producto en el sitio de la marca, en Amazon y eBay, en la lista de precios de un distribuidor y en un banner publicitario.

No siempre fue así. Te contamos cómo, en un siglo y medio, el catálogo en papel se convirtió en un sistema PIM con IA y por qué en 2026 es difícil gestionar el contenido de producto sin uno.

El catálogo en papel como base de datos

El primer catálogo de venta por correo para el gran público se suele atribuir a Aaron Montgomery Ward: en 1872 envió a los granjeros una lista de precios de una sola hoja con 163 artículos. Pero el símbolo de la época fue Sears. En 1886, Richard Sears, agente de una estación de tren, empezó a vender relojes; en 1888 publicó su primer catálogo y en 1894 la empresa ya enviaba un catálogo de 322 páginas. Con el tiempo superó las 1000 páginas y, en más de un siglo, ofreció más de 100 000 artículos: relojes, arados, máquinas de coser, pianos, medicamentos.

Desde 1908, Sears incluso vendía casas a través de un catálogo aparte, Modern Homes. El kit llegaba en un vagón de tren con instrucciones de montaje. Las vendió hasta 1940, y se estima que fueron entre 70 000 y 75 000.

La logística ayudó. Rural Free Delivery, lanzado en 1896, llevó el correo directamente a las granjas, y Parcel Post sumó los paquetes en 1913. Las ventas de Sears se triplicaron en los primeros cinco años del servicio de paquetería. Pero lo realmente importante estaba en otra parte: un granjero de una zona remota elegía un producto solo por su texto y su imagen. Por eso el catálogo de Sears incluía detalles como:

• descripciones precisas: tamaño, material, uso previsto;
• un mismo precio para todos;
• garantía de devolución del dinero.

Era una base de datos de productos. Cada artículo tenía nombre, descripción, precio, ilustración y especificaciones técnicas. Todo eso había que coordinarlo, verificarlo y actualizarlo para la siguiente tirada.

En ello trabajaban departamentos enteros, con redactores, correctores y tipógrafos. Cuando cambiaban los precios o las medidas, el equipo hacía las correcciones. El proceso era lento, caro y propenso a errores. Pero quedó claro que en la venta a distancia la calidad de los datos lo decide todo.

Lo más interesante de la historia de Sears es su final. El último catálogo salió en 1993, y se suele decir que los catálogos en papel simplemente quedaron obsoletos. Eso es cierto solo en parte. Sears tenía un modelo listo, una "tienda en cada hogar", e intentó llevarlo a internet: en 1984, junto con IBM y CBS, fundó Prodigy, un servicio en línea con compras integradas. Sears e IBM invirtieron más de 1000 millones de dólares y lo vendieron en 1996 por 200 millones. Fueron otros quienes crearon el primer catálogo en línea que millones de personas usaron de verdad.

IKEA: 200 millones de catálogos al año

IKEA tiene una historia parecida. Empezó en 1950 con ikéa-nytt, una lista de precios para primavera y verano muy similar a la de Ward, y el primer número titulado "Katalog" salió en 1951. En su punto más alto, en 2016, la tirada alcanzó unos 200 millones de ejemplares en 32 idiomas, con 69 ediciones para más de 50 países. Para mucha gente era un libro de ideas para el hogar más que publicidad.

Pero un catálogo así tenía una desventaja. Cada edición contenía miles de fotos y descripciones, decenas de versiones en otros idiomas y precios y disponibilidad regionales. Para cuando llegaba a la imprenta, parte de los datos ya estaba desactualizada.

IKEA también industrializó sus imágenes muy pronto: para 2014, alrededor del 75 % de las imágenes de producto de su catálogo eran generadas por computadora y no fotografiadas. Se renderizaban con tanta resolución que una sola imagen podía servir para una página web y para un expositor del tamaño de una pared en la tienda. Fue un ejemplo temprano de un activo digital que alimenta todos los canales.

IKEA anunció el fin de su catálogo impreso a finales de 2020, y la edición de 2021 fue la última. Su lugar lo ocuparon un sitio web y una app. Otros siguieron el mismo camino. La alemana Otto empezó en 1950 con un catálogo de 14 páginas con 28 pares de zapatos e imprimió el último en diciembre de 2018, con un smartphone en la portada y la frase "Seré una app".

En el Reino Unido, Argos dejó de imprimir su "libro laminado de los sueños" en 2020, después de 48 años y más de mil millones de ejemplares.

La conclusión es la misma. Los compradores no dejaron de querer los catálogos. Simplemente el papel no podía seguir el ritmo del surtido, mientras que un canal digital permitía actualizar los datos en cualquier momento.

Décadas de 1980 y 1990: computadoras, ERP y Excel

A comienzos de los años 80, las empresas empezaron a llevar sus datos a las computadoras. Las hojas de cálculo fueron la primera herramienta que los marketers y los responsables de surtido adaptaron para los catálogos de productos: VisiCalc en 1979, Lotus 1-2-3 en 1983 y Microsoft Excel desde 1985. Era más cómodo que las carpetas de papel, pero trajo problemas nuevos.

Al mismo tiempo, las grandes empresas implementaban sistemas ERP. Manejaban bien el inventario, los precios de compra y la logística, pero no podían contarle al cliente nada sobre el producto. Las descripciones, las fotos y los textos de marketing se seguían cargando por separado.

Así empezó la "era de Excel":

• un solo archivo llegaba a tener 40 pestañas;
• en una semana circulaban 12 copias del archivo, enviadas por correo a cinco colegas;
• nadie estaba seguro de cuál era la versión vigente;
• una fórmula equivocada podía cambiar los precios sin que nadie lo notara.

Finales de los 90: llega el e-commerce y aparecen los primeros PIM

Amazon se lanzó en 1995, y pronto le siguieron otras tiendas online. Un mismo producto ahora tenía que publicarse a la vez en un sitio web, en un catálogo impreso, en los sistemas de los socios y en las listas de precios, y los datos tenían que ser idénticos en todas partes.

Las grandes marcas fueron las primeras en notar la presión y encargaron software a medida para manejarla. Estas soluciones eran caras y cada una estaba hecha para una empresa concreta.

En la práctica, esos fueron los primeros sistemas PIM (Product Information Management). Son programas pensados para gestionar de forma centralizada la información de producto: reúnen nombres, descripciones, especificaciones y otros datos. Empezaron a funcionar como fuente única de información de producto.

Estos sistemas permitían:

• guardar especificaciones, descripciones y archivos multimedia en una sola base de datos;
• editar los datos de forma centralizada;
• exportarlos a distintos canales;
• reducir las operaciones manuales.

Los sistemas DAM, creados para almacenar imágenes y archivos multimedia, ya usaban una lógica similar: podían estructurar el contenido y gestionar el acceso. Los primeros programas de este tipo aparecieron a principios de los 90: en 1992, Canto lanzó Cumulus para Macintosh, y Apple lo nombró el producto más innovador del año.

Por la misma época, Aldus lanzó Fetch, un catalogador de imágenes que más tarde se convirtió en Extensis Portfolio. Las empresas notaron que la lógica del DAM servía para todo lo relacionado con un producto: especificaciones, precios, tallas, traducciones. Esa fue la base del sistema PIM.

Los años 2000: el PIM se convierte en producto

A principios de los 2000, el número de usuarios de internet creció rápidamente. Las empresas podían vender a casi cualquier cliente en cualquier momento, y con ello creció la complejidad de los datos. Aparecieron soluciones PIM comerciales listas para usar, y las empresas ya no tenían que construir un sistema desde cero.

El concepto de MDM, o gestión de datos maestros, tomó forma por la misma época. La idea es simple: una empresa debe tener una fuente única de información disponible para todos los departamentos y sistemas. El PIM se convirtió en esa fuente para los datos de producto, y su integración con ERP y DAM permitió construir procesos de punta a punta.

Los primeros sistemas MDM surgieron de dos áreas: los hubs de datos de clientes y el PIM. SAP empezó a distribuir su MDM en el otoño de 2003, y entre 2004 y 2005 los grandes jugadores compraron a los pioneros: IBM adquirió Trigo, desarrollador de PIM, y DWL, creador de un hub de datos de clientes, y SAP adquirió A2i.

Los años 2010: omnicanalidad

En la década de 2010 llegaron los PIM en la nube, como Salsify, fundada en 2012. La implementación ya no requería servidores propios, y el PIM quedó al alcance de las empresas medianas mediante suscripción.

También cambió el usuario principal. Los primeros PIM estaban hechos para los departamentos de TI, mientras que las versiones en la nube se adaptaron a marketers, responsables de e-commerce y equipos de contenido, las personas que realmente crean las páginas de producto.

Los clientes dejaron de comprar solo en los sitios de las marcas. Compraban desde el celular, en apps, en marketplaces y en redes sociales. Las marcas respondieron de la misma forma y empezaron a vender en todas partes.

Cada canal exigía el contenido de producto en su propio formato: su propia estructura de página, sus propias categorías, sus propias reglas para las imágenes. Para publicar un producto en diez plataformas, los equipos tenían que preparar diez versiones de los mismos datos.

Los sistemas PIM empezaron a ofrecer sindicación. La empresa mantiene un registro maestro de producto, y el sistema lo convierte en las versiones que necesita cada canal.

Lo que se desarrolló en este período:

• Omnicanalidad. El mismo producto se ve igual en distintas plataformas.
• Comercio móvil. Exige descripciones compactas, especificaciones estructuradas y fotos fáciles de ver en una pantalla pequeña.
• Mercados internacionales. El contenido se traduce, las unidades de medida se convierten y se tienen en cuenta los requisitos locales.

En este período, el PIM pasó a ser una parte permanente de la infraestructura de ventas.

Finales de los 2010: la calidad del contenido influye en las ventas

A mediados de la década de 2010, el almacenamiento y la exportación de datos ya estaban bien resueltos. Pero los marketplaces endurecían sus reglas para las fichas de producto, y la legislación de distintos países añadía nuevas restricciones.

Un error en los datos ya podía perjudicar directamente las ventas:

• las especificaciones incompletas hacían que una ficha se rechazara en la moderación;
• las imágenes inadecuadas reducían la visibilidad del producto en los resultados de búsqueda;
• no cumplir los requisitos de una plataforma podía terminar en una multa o un bloqueo.

Los sistemas PIM sumaron nuevas capacidades: edición y enriquecimiento masivo de datos, controles de completitud, gestión de la localización e integraciones automatizadas con los canales. También apareció la validación completa antes de publicar. Los campos vacíos y las inconsistencias empezaron a detectarse por adelantado.

Los años 2020: marketplaces regionales

Los sistemas PIM crecieron junto con Amazon, eBay y las grandes cadenas minoristas. Pero cada región tiene su propio líder: Allegro en Polonia, Zalando en la moda europea, Trendyol en Turquía, Noon en el Golfo, Kaspi en Kazajistán y Mercado Libre en América Latina. En los últimos años, el PIM ayuda cada vez más a las marcas a expandirse justamente a estas plataformas.

Cada plataforma tiene su propia lógica. La estructura de la página de producto, las reglas de moderación, los formatos de contenido enriquecido y los idiomas son distintos. Una plantilla universal no funciona aquí. Un sistema PIM tiene que adaptarse con flexibilidad a cada plataforma.

Desde 2023, la IA cambia el PIM

Durante un cuarto de siglo, los sistemas PIM almacenaron información. Ahora también la crean.

La IA dentro de un PIM, basada en grandes modelos de lenguaje, se encarga de varios tipos de tareas:

• genera descripciones para cientos de productos;
• adapta los textos a los requisitos de cada canal;
• traduce el catálogo a otros idiomas;
• enriquece las fichas a partir de los atributos ya completados;
• crea infografías;
• valida los datos antes de enviarlos a moderación.

La dirección general está clara. El PIM deja de ser un sistema donde los datos simplemente se guardan y se convierte en una plataforma que procesa por sí misma todo el contenido de producto, y gracias al Model Context Protocol (MCP), los asistentes de IA externos pueden conectarse directamente al catálogo.

Para simplificar el trabajo y reducir riesgos, puedes usar MARKETPROVIDER. Es un sistema PIM con DAM que reúne herramientas para gestionar los datos de producto: recopilarlos de distintas fuentes, adaptarlos a los requisitos de cada plataforma, crear contenido y publicar en tus propios canales y en marketplaces.

Para catálogos grandes, estas capacidades son clave:

• Procesamiento masivo de imágenes. Las fotos de producto se pueden convertir al formato y tamaño necesarios en una sola operación.
• Trabajo automatizado con miles de artículos. Las descripciones, especificaciones y atributos se editan en lote.
• Optimización SEO. Los títulos y las descripciones se ajustan a las búsquedas de cada plataforma.
• Sincronización con marketplaces. Los datos se actualizan según un calendario o justo después de cada cambio.

Así, un equipo puede escalar sus catálogos y la cantidad de canales sin perder calidad. Y el módulo MP STUDIO crea imágenes para marketplaces, infografías y catálogos en PDF directamente a partir de los datos del PIM. En cierto modo, el catálogo impreso ha vuelto, solo que ahora se arma solo.

Lo que enseña esta historia

Si juntamos toda la historia, aparece un patrón. La forma de guardar la información de producto cambia cada vez que cambia el lugar de compra. Un catálogo en papel exigía un tipo de sistema, un sitio web exigía otro, y ahora los marketplaces imponen sus propias reglas del juego.

• Los datos de producto detallados y precisos venden mejor que un vendedor. Eso ya era cierto en el catálogo de Sears.
• Excel sirve para un surtido pequeño. Para miles de SKU y varios canales, necesitas un sistema PIM.
• La calidad de los datos ya influye en si los asistentes de IA de los compradores ven tus productos.

Hoy, a cualquier empresa con un catálogo grande le resultará difícil arreglárselas sin PIM y DAM. Cubren todo: catálogos digitales de productos, imágenes, video, descripciones, procesamiento masivo y sincronización con las plataformas de venta. Las empresas que ordenan sus datos ahora obtienen una base para lanzar productos nuevos rápido y entrar en nuevos mercados.

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