Alternativas a SharePoint: 7 soluciones para empresas

SharePoint ha sido durante mucho tiempo un centro cómodo para documentos, archivos y portales internos. Pero a las empresas les resulta cada vez más difícil seguir usando la plataforma. Por eso buscan alternativas a SharePoint que cubran no solo los flujos documentales, sino también, por ejemplo, la gestión del contenido de producto.

En este artículo analizamos en qué destaca SharePoint, dónde se queda corto y qué sistemas de gestión de contenidos merece la pena considerar si tu empresa maneja muchas fichas de producto, fotos, vídeos y descripciones.

Por qué podrías necesitar sustituir SharePoint

Si una empresa tiene un archivo pequeño y solo un par de departamentos, SharePoint puede cubrir lo básico: almacenar documentos y presentaciones y mantener una intranet sencilla. Pero a medida que el volumen de contenido, los canales de venta y las versiones de las fichas de producto crecen cada día, los equipos acaban necesitando un sistema más potente.

Problemas habituales a los que se enfrentan los equipos:

• La búsqueda solo funciona por nombre de archivo, sin etiquetas ni metadatos, así que encontrar la ficha de producto o la foto adecuada obliga a revisar carpetas a mano.
• Las vistas previas de imágenes y vídeos son limitadas, por lo que cuesta saber rápidamente qué versión es la actual.
• Compartir archivos con proveedores externos y agencias no es sencillo, así que los equipos acaban recurriendo a Google Drive.
• La automatización es limitada: el redimensionado masivo de imágenes, el etiquetado y la sincronización de fichas de producto con los marketplaces no existen o requieren desarrollo a medida.

Estas carencias consumen horas extra y provocan errores en los equipos de e-commerce, contenido, marketing y gestión de marca. Trabajan a diario con textos, fotos y vídeos, y las fichas de producto deben mantenerse sincronizadas en varios canales de forma constante.

Qué tener en cuenta al elegir un sistema de gestión de contenidos

Antes de elegir una alternativa, conviene entender qué tareas debe cubrir primero la nueva plataforma:

• Si necesitas catálogos de producto completos (fichas, atributos, imágenes y vídeo) que se puedan filtrar por decenas de parámetros.
• Procesamiento masivo de imágenes, redimensionado para distintos marketplaces y plantillas de descripción listas para usar.
• Si el sistema debe conectarse con el CMS, el ERP, los marketplaces y otras herramientas de la empresa, por ejemplo, mediante API o conectores.
• Configuración flexible de roles: quién puede editar el contenido, quién solo puede verlo y cómo dar acceso a proveedores externos.
• Si prevés un crecimiento del volumen de datos y del número de usuarios.

Para el e-commerce y el sector FMCG, los catálogos de producto son esenciales: fichas digitales con imágenes, vídeo y descripciones que deben prepararse para varios marketplaces a la vez. Esto exige procesamiento masivo de imágenes, redimensionado automático según los requisitos de cada marketplace, textos optimizados para SEO y actualizaciones sincronizadas.

7 alternativas a SharePoint para trabajar con contenidos

MARKETPROVIDER

MARKETPROVIDER es un sistema PIM para gestionar la información de producto con integraciones con marketplaces y herramientas de nivel DAM: almacenamiento y organización de archivos multimedia, procesamiento automático de imágenes y permisos de acceso flexibles.

Funcionalidades:

• Una única base de datos de fichas de producto con atributos, imágenes, vídeo y descripciones, en lugar de carpetas y hojas de cálculo dispersas.
• Procesamiento masivo de imágenes: redimensionado, cambio de fondo y adaptación a los requisitos de los marketplaces.
• Optimización SEO de las fichas de producto adaptada a cada canal, además de opciones con IA.
• Sincronización del contenido en varios marketplaces a la vez.
• Acceso de invitado para agencias y proveedores externos, con permisos configurables por proyecto.

Este conjunto de herramientas resulta especialmente útil para equipos de FMCG y e-commerce que publican y actualizan fichas de producto en varios canales a la vez.

MARKETPROVIDER cubre las funciones de DAM y PIM en una sola plataforma. No hace falta mantener un sistema de almacenamiento multimedia y otro distinto para los atributos de producto. El equipo trabaja en una única interfaz y los cambios se reflejan al instante en todas las fichas y canales relacionados.

MangoApps

MangoApps es una plataforma de experiencia del empleado que reúne intranet, comunicación interna, gestión de personal y gestión de tareas en un solo sistema. Da servicio tanto a empleados de oficina como a personal de primera línea, con contenido personalizado según factores como el puesto, la ubicación y la fecha de incorporación.

La plataforma también puede funcionar junto a SharePoint, ya que integra el contenido de SharePoint, Teams y Google Drive en una búsqueda unificada sin exigir una migración inmediata. Es una buena opción para grandes organizaciones que necesitan conectar a los equipos de oficina y de primera línea sin renunciar a su infraestructura de Microsoft.

Simpplr

Simpplr es una plataforma de experiencia del empleado basada en IA que combina intranet, comunicación interna, búsqueda empresarial y entrega de contenido personalizado. Puede adaptar la información a cada empleado según su puesto, ubicación y otros datos de la organización, y sus integraciones la conectan con sistemas de RR. HH. y de negocio.

La plataforma está pensada para organizaciones medianas y grandes que quieren una intranet moderna sin la complejidad de configuración de un despliegue tradicional de SharePoint. Su interfaz limpia, sus analíticas y sus herramientas de participación integradas la hacen adecuada para equipos distribuidos e híbridos, aunque las organizaciones que buscan una gran personalización visual o una gestión documental muy compleja pueden encontrarla más limitada.

Workvivo

Workvivo es una plataforma de experiencia del empleado con un enfoque social que combina un feed de noticias interno, comunidades, reconocimiento de empleados, pódcasts, retransmisiones en directo y una app móvil. Adquirida por Zoom en 2023, está pensada para organizaciones que quieren reforzar la comunicación, la cultura y la colaboración entre compañeros.

Resulta especialmente útil para empresas en las que la participación de los empleados y la comunidad son una parte importante de la intranet. Para organizaciones con requisitos más complejos de gestión del conocimiento o de gobierno documental, puede seguir siendo necesaria una intranet o una plataforma de gestión documental específica.

Unily

Unily es una plataforma de intranet corporativa y experiencia del empleado creada para organizaciones con estructuras complejas, presencia en varias regiones y grandes volúmenes de contenido interno. Combina la gestión de contenidos y documentos con experiencias personalizadas para el empleado, búsqueda empresarial, analíticas e integraciones con sistemas como Microsoft 365, SharePoint, Workday y ServiceNow.

Sus sólidas capacidades de gobierno y personalización hacen que Unily sea adecuada para organizaciones globales que necesitan gestionar distintos públicos, permisos, marcas y estructuras de contenido desde una sola plataforma. La contrapartida es una implantación y una administración más exigentes: las empresas con muchos requisitos de configuración y gobierno pueden necesitar equipos dedicados para gestionar la plataforma con eficacia.

LumApps

LumApps es una plataforma de intranet y experiencia del empleado diseñada para organizaciones que usan Google Workspace. Se integra con herramientas como Google Drive y Calendar y ofrece un espacio centralizado para la comunicación interna, los recursos y los servicios al empleado.

Sus funciones de personalización y multilingües la hacen especialmente útil para organizaciones multinacionales con distintas necesidades de contenido según la región, el puesto y la unidad de negocio.

Firstup

Firstup es una plataforma de comunicación con empleados centrada en la entrega de contenido personalizado y en la orquestación del recorrido del empleado. Su Intelligent Delivery Engine ayuda a decidir por qué canal y en qué momento debe llegar cada mensaje a cada empleado, mientras que la segmentación de audiencias permite a los equipos de comunicación dirigirse a grupos concretos.

La plataforma es más adecuada para grandes empresas con programas de comunicación interna complejos y múltiples recorridos de empleado. Su intranet es un componente adicional y no el núcleo de la plataforma, por lo que las empresas que buscan sobre todo gestión del conocimiento pueden necesitar una solución más específica.

Comparativa de funciones

Cómo cambiar de sistema sin perder nada

Te recomendamos hacerlo por etapas:

1. Audita tu contenido. Determina cuántas fichas de producto, archivos, versiones y canales tienes, y adónde va a parar todo.
2. Elige un área piloto. Traslada un departamento o un tipo de contenido. Por ejemplo, las fichas de producto de una sola categoría a la nueva plataforma.
3. Prueba los procesos. Comprueba cómo funcionan la búsqueda, los permisos de acceso y la sincronización con los marketplaces antes de extenderlo al resto del equipo.
4. Forma a tu equipo. Organiza sesiones de incorporación, prepara guías y asigna responsables dentro del departamento.
5. Amplía la implantación. Tras el piloto, incorpora de forma gradual el resto de categorías de producto, departamentos y canales de venta.

Este enfoque reduce el riesgo de errores en la migración de datos y da al equipo tiempo para adaptarse a las nuevas herramientas sin frenar el trabajo en curso.

Por qué es hora de dejar atrás la gestión manual de contenidos

Cuantas más fichas de producto, canales de venta y personas trabajan con ese contenido, mayor es el coste de un error. Los fabricantes se encuentran una y otra vez con los mismos problemas: un tamaño de imagen incorrecto en un marketplace, una descripción desactualizada, una versión de archivo perdida.

Un sistema de gestión de contenidos lo resuelve: todos los datos de producto están en una única interfaz, las actualizaciones se aplican al instante en Amazon, eBay y otros marketplaces, y puedes definir de antemano los estándares de cada canal. Así se reducen los errores y se acelera el lanzamiento de nuevos productos y marketplaces sin introducir fallos nuevos.

Para simplificar el trabajo con el contenido de producto, puedes usar MARKETPROVIDER. La plataforma agiliza la gestión del catálogo, el procesamiento de imágenes y la sincronización de las fichas de producto con los marketplaces.

Preguntas frecuentes

¿En qué se diferencia un sistema PIM de una herramienta de almacenamiento de archivos como SharePoint?

Un sistema PIM almacena fichas de producto estructuradas: atributos, imágenes, descripciones y el estado de preparación del contenido para cada canal. SharePoint no admite ese tipo de lógica. Guarda archivos sin vincularlos a una estructura de producto.

¿Se puede pasar de SharePoint a otro sistema de forma gradual, sin detener el trabajo?

Sí, la mayoría de las empresas migran el contenido por etapas. Empiezan con un departamento o un tipo de contenido, prueban el proceso y solo después trasladan al resto del equipo.

¿MARKETPROVIDER solo es adecuado para grandes empresas?

No, la plataforma se adapta al tamaño de tu catálogo, desde un equipo pequeño con unos cientos de productos hasta un retailer con decenas de miles de fichas y varios canales de venta.

Si quieres calcular cuánto te costaría pasar a un sistema PIM con tu catálogo, empieza con un acceso de prueba a MARKETPROVIDER, y nuestro equipo te ayudará a encontrar el plan adecuado.